DocuWorksとWordは、多くのオフィスで利用される文書管理・作成ソフトです。
両ソフト間のデータ変換や連携方法を習得すると、文書の編集や再利用がスムーズになり、業務効率が大幅に向上します。
この記事では、DocuWorksとWordの双方向での変換手順や、文書の一部をコピーして貼り付ける使い方、よくあるトラブルの解決策まで具体的に解説します。
DocuWorksとWordでできる双方向のデータ変換・連携とは
DocuWorksは電子化した文書を一元管理するためのソフトで、Wordは文書作成に特化したソフトです。
両ソフトは連携機能を備えており、DocuWorks形式のファイルをWord形式に変換したり、その逆を行ったりする双方向のデータ変換が可能です。
例えば、スキャンして作成したドキュワークス文書をワードで編集可能なテキストに変換したり、ワードで作成した複数の報告書をまとめてドキュワークスで管理したりと、用途に応じた柔軟な使い分けができます。
DocuWorksとPDFの違いについては「DocuWorksとPDFの違い」で詳しく紹介しています。
DocuWorks文書をWordに変換して編集する手順
紙の書類をスキャンして作成したDocuWorks文書は、そのままではテキストの修正や追記ができません。
しかし、DocuWorksに搭載されているOCR（文字認識）機能を使えば、画像データ内の文字を認識し、編集可能なWord文書に変換できます。
このやり方を覚えておくと、既存の書類を再利用して新しい文書を作成する際に、一から文字を打ち直す手間が省けます。
OCR（文字認識）機能を使ってテキストデータとして書き出す方法
DocuWorksのOCR機能を利用してWord文書に変換するには、「OCRしてWord変換」プラグインを使用するか、「OCR(文字認識)」コマンドの詳細設定からファイル出力形式をWordに指定して実行します。これにより、画像ファイル内の文字が認識され、編集可能なテキストデータとしてWord形式で保存されます。
変換されたファイルはWordで開き、自由に編集や加工ができます。
変換時に発生するレイアウト崩れや文字化けを防ぐポイント
DocuWorksからWordへの変換精度は、元の文書の状態に大きく依存します。
レイアウト崩れや文字化けを最小限に抑えるには、スキャン時の解像度を高く設定し、OCRが文字を認識しやすくすることが重要です。
特に、複雑な表や図版が多く含まれる文書はレイアウトが崩れやすいため、変換後は必ず目視で確認し、手動で修正する必要があります。
また、OCR処理の際に言語設定が日本語になっているかを確認することも、不要な文字化けを防ぐポイントです。
WordファイルをDocuWorks文書に変換する方法
Wordで作成した見積書や報告書などを、電子文書として一元管理したり、配布用にフォーマットを統一したりしたい場合には、DocuWorks文書への変換が便利です。
変換方法には、Wordのメニューから直接変換する方法や、複数のファイルを一括で変換する方法があり、状況に応じて使い分けることで作業を効率化できます。
Wordのアドイン（DocuWorksタブ）からワンクリックで変換する
DocuWorksをインストールすると、Wordのメニュー（リボン）に「DocuWorks」という専用タブが自動的に追加されます。
このアドイン機能を使えば、開いているWordファイルをワンクリックで簡単にDocuWorks文書へ変換できます。
具体的な手順は、Wordで対象のファイルを開き、「DocuWorks」タブをクリックし、「DocuWorks文書を作成」を選択するだけです。
ファイル名や保存先を指定すれば、すぐに変換が完了します。
複数のWordファイルをまとめてDocuWorksに変換するテクニック
複数のWordファイルを一度にDocuWorks文書へ変換したい場合は、DocuWorksDeskの機能を活用するのが効率的です。
まずDocuWorksDeskのウィンドウを開き、変換したいWordファイル群をエクスプローラーなどからまとめてドラッグ＆ドロップします。
すると、ファイルが自動的にDocuWorks形式に変換され、Desk内に取り込まれます。
この方法により、大量の文書を手作業で一つずつ変換する手間を省けます。
【トラブル解決】WordにDocuWorksのアドインが表示されない時の対処法
WordのメニューにDocuWorksタブが表示されない場合、アドインが無効になっているか、設定が正常に反映されていない可能性があります。
まずはWordの「ファイル」メニューから「オプション」を開き、「アドイン」設定を確認しましょう。
「COMアドイン」の管理画面で「FujiXeroxDocuWorksAdd-in」のチェックが外れていれば、チェックを入れて有効化します。
それでも解決しない場合は、DocuWorksのインストールフォルダにある「ユーザー個別設定ツール（dwkoinit.exe）」を実行して修復を試みてください。
DocuWorksの一部をコピーしてWordに貼り付けるテクニック
文書全体を変換するのではなく、DocuWorks文書に含まれる図面や表、文章の一部だけを抜き出してWordで再利用したい場面も少なくありません。
DocuWorksには、必要な部分だけを高画質でコピーしたり、テキスト情報のみを抽出したりする機能が備わっており、これらを活用することで効率的に資料作成を進められます。
図や表を「部分イメージコピー」で高画質のまま貼り付ける方法
DocuWorksViewerで開いた文書内の図や表をきれいにWordへ貼り付けたい場合は、「部分イメージコピー」機能が最適です。
Viewerのツールバーにある破線の四角形アイコンを選択し、コピーしたい範囲をドラッグして囲みます。
すると、選択範囲が高解像度の画像としてクリップボードにコピーされるため、Wordに貼り付けた後も文字や線がぼやけることなく鮮明に表示されます。
スクリーンショットで切り取るよりも格段に高い品質を保てます。
文書内のテキストのみをコピーしてWordで再利用する手順
DocuWorks文書内の文章をテキストデータとしてWordで使いたい場合は、文字列選択モードを利用します。
DocuWorksViewerのツールバーで「I」の形をした「文字列選択」アイコンを選び、コピーしたい文章をドラッグで選択してください。
その後、右クリックメニューまたはショートカットキー（Ctrl+C）でコピーし、Wordに貼り付ければテキストとして再利用できます。
ただし、スキャンしただけの画像文書の場合は、事前にOCR処理を行わないとテキストを選択できません。
Wordに貼り付けた画像がぼやける・かすれる問題の解決策
DocuWorksからコピーした画像がWord上でぼやける場合、いくつかの原因が考えられます。
最も多いのは、画質の低いスクリーンショット機能を使っているケースです。
この問題は、DocuWorksの「部分イメージコピー」機能を使うことで解決できます。
また、Word側の画像圧縮設定が原因の場合もあります。
Wordの「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開き、「イメージのサイズと画質」の項目で「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェックを入れると、貼り付けた画像の劣化を防ぐことが可能です。
DocuWorksへの画像貼り付けについては「DocuWorksへの画像貼り付けガイド」で詳しく紹介しています。
DocuWorksとWordの連携に関するよくある質問
ここでは、DocuWorksとWordを連携して使用する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
変換時の文字化けや、アドインの表示トラブルなど、具体的な問題解決のヒントとしてご活用ください。
DocuWorksの文書をWordに変換すると文字化けします。どうすれば直せますか？
OCR処理の精度が原因である可能性が高いです。
元のDocuWorks文書がスキャンデータの場合、解像度を上げて再度スキャンし直すと改善されることがあります。
また、OCR処理時の言語設定が日本語になっているかを確認してください。
特殊なフォントが原因で文字化けすることもあるため、変換後は手動での修正が必要になる場合もあります。
WordのタブからDocuWorksのボタンが消えてしまいました。復元する方法はありますか？
Wordのアドインが無効になっていると考えられます。
Wordのオプションからアドイン設定を開き、「COMアドイン」の管理画面で「FujiXeroxDocuWorksAdd-in」が有効（チェックが入っている状態）か確認してください。
それでもメニューに表示されない場合は、DocuWorksのインストールフォルダ内にある「ユーザー個別設定ツール」を実行すると、設定が修復され復元することがあります。
DocuWorksの図面をきれいにWordへ貼り付けるにはどうすれば良いですか？
DocuWorksViewerに搭載されている「部分イメージコピー」機能の使用をおすすめします。
この機能を使うと、指定した範囲を高解像度の画像としてコピーできるため、Wordに貼り付けた後も画質が劣化しにくく、印刷しても鮮明な状態を保てます。
スクリーンショットよりも高品質な貼り付けが可能です。
まとめ
DocuWorksとWordは、それぞれの連携機能を理解し活用することで、文書管理と資料作成の業務を大きく効率化できます。
DocuWorksからWordへの変換にはOCR機能を、WordからDocuWorksへの変換にはアドイン機能やドラッグ＆ドロップ操作を利用します。
また、文書の一部分だけを再利用したい場合は「部分イメージコピー」やテキストコピーが便利です。
これらの機能を習得し、日々の業務にお役立てください。
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