実際にDocuWorksに文書を取り込んでみましょう。
印刷機能を用いて変換することで多くのアプリケーションで共通して利用できるようになります。
1.DocuWorks文書として保存したいファイルを開く。
登録したいファイルを開きます。ここではwordで作成したファイルを登録します。
wordのメニューから「ファイル」をクリックし「印刷」をクリックします。
2.DocuWorks Printerで印刷
「印刷」をクリックするとプリンターのリストボックスが表示されます。
「DocuWorks Printer」を選択し「プリンターのプロパティ」をクリックします。
DocuWorks PrinterとはファイルをDocuWorks文書に変換するバーチャルプリンターです。
紙に出力する前に画面上で印刷内容を確認することができるので印刷ミスなどによる紙の無駄を省くことができます。
PowerPointの場合は原稿サイズの項目で設定変更
PowerPointのように印刷画面中で原稿サイズを変更できない場合もありますので、その際はここの「原稿サイズ」の項目で設定を変更しましょう。
3.原稿サイズと作成方法の設定
「DocuWorks Printer」のプロパティ画面が表示されます。
作成方法は「DocuWorksDeskに作成する」、原稿サイズを「A4」に設定します。
4.画質を設定
「画質」をクリックしタブを切り替えます。
出力後のファイルサイズを小さくしたい場合は解像度を低くし、「カラーイメージの圧縮」で「圧縮率優先」を選びます。
DocuWorks 9ではDocuWorks文書にフォントを埋め込めるようになりました。
「文書にフォントを埋め込む」をクリックすると文書にフォントが埋め込まれます。
こうすることでフォントがない環境で文書を表示しても文字崩れが起きなくなります。
5.ページに収まるように調整する
設定が終わりましたら「OK」を押して元の画面に戻りましょう。印刷プレビューで仕上がりを確認します。
wordのレイアウトを手直しするのと同じ手順で余白や全体の拡大縮小を設定してレイアウトを整えましょう。
基本的には前の手順で指定した用紙のサイズでDocuWorks文書が作成されますが、A4以上のサイズを指定しますと、A4サイズで分割された複数ページの文書として作成されることになります。
6.DocuWorks文書として出力する
先ほど設定した内容で印刷プレビューが更新されます。
再度確認をし、完成しましたら「印刷」をクリックします。
7.DocuWorks Deskで確認する
アプリケーションをDocuWorksDeskに切り替えます。
ワークスペースにDocuWorksPrinterで作成したファイルが登録されていることを確認しましょう。
作成した文書が必要なくなった、間違って別のファイルを取り込んでしまったので削除したい場合
このような場合DocuWorks Deskのワークスペース上でファイルを削除できます。Windowsのファイル管理で行う操作と同じように、右クリックして［削除］をクリックか、ファイルを選択して［Delete］キーを押すことで削除が行えます。
また同様に削除したファイルはゴミ箱に移動しますので、元に戻したい場合やごみ箱を空にしたい場合はフォルダリスト内にあるごみ箱を右クリックし一覧から希望する項目を選択しましょう。
POINT 印刷可能ファイルならDocuWorks文書もあっという間に完成！
アプリケーションで作ったファイルをDocuWorks文書に変換するメリットは閲覧や再利用が便利で、かつ内容を改変されにくいファイルが作れるという点です。
DocuWorks文書にある情報は他のソフトでは再編集できないので、改変不可の保管用のファイルとして最適です。
またそれ以外にも「DocuWorks文書化する作業が非常に簡単である」ことがあげられるでしょう。
さまざまなドキュメント作成からイメージ閲覧まで、各アプリケーションが備えている印刷機能を使いDocuWorks Printerから出力するだけで行えるのです。
情報を紙に印刷して残すといった作業を行う感覚に近く、DocuWorksという「机」の上でデジタルデータに出力した情報を整理している、と表現するのがふさわしい使用感がDocuWorksには備わっていると言えるでしょう。
