DocuWorksトレイ2は、電子文書の受け渡しを効率化する便利なツールです。
この記事では、DocuWorksトレイ2のインストールやアップデートの手順、基本的な設定方法、複合機や共有フォルダーとの連携といった活用術、そしてライセンス認証エラーなどのトラブル解決策まで、必要な情報を網羅的に解説します。
公式のサポート情報を基に、初心者から管理者までが直面する課題を解決するための具体的な手順を提供します。
DocuWorks トレイ 2とは？電子的な書類の受け渡しを実現するツール
DocuWorksトレイ2とは、オフィスの机上で行われるような書類の受け渡しを、パソコン上で電子的に実現するソフトウェアです。
トレイ2を利用することで、物理的な紙のやり取りをなくし、DocuWorks文書やその他の電子ファイルを指定したトレイに入れるだけで、関係者へスムーズに回覧できます。
共有フォルダーや複合機、クラウドサービスと連携させれば、チーム内の情報共有やペーパーレス化をさらに加速させることが可能です。
DocuWorks トレイ 2のインストール・アップデート手順
DocuWorksトレイ2を使い始めるための新規インストール、新機能の追加や不具合修正のためのアップデート、そしてパソコンを新しくした際の再インストールについて、それぞれの具体的な手順を解説します。
新規でDocuWorks トレイ 2をインストールする方法
DocuWorksトレイ2を新規でインストールするには、まず富士フイルムビジネスイノベーションの公式サイト「富士フイルムBIダイレクト」にログインし、インストーラーをダウンロードします。ダウンロードした圧縮ファイルを展開し、中にある「setup.exe」を実行するとインストールウィザードが起動します。画面の指示に従い、使用許諾契約に同意します。DocuWorksサブスクリプションを利用している場合は、富士フイルムBIダイレクトのアカウントでライセンス認証を完了させればインストールは完了します。
最新バージョンへのアップデート手順と注意点
DocuWorksトレイ2のアップデートは、機能改善やセキュリティ強化のために重要です。
まず、現在利用中のバージョン情報を確認します。
公式サイトから利用中のバージョンに応じた最新のアップデータ（例：バージョン2.2以降向けなど）をダウンロードし、インストーラーを実行します。
アップデート前には、DocuWorks関連のアプリケーションをすべて終了させておく必要があります。
アップグレードにより、ライセンス認証の仕様変更に対応できるなどのメリットがあります。
PC乗り換えに伴う再インストールの流れ
パソコンを乗り換える際は、まず古いPCでライセンス認証の解除を行います。
次に、トレイの設定内容をファイルとして書き出す「エクスポート」機能を利用して、設定をバックアップします。
新しいPCでDocuWorksトレイ2をインストールし、ライセンス認証を済ませた後、「インポート」機能を使ってバックアップした設定ファイルを読み込ませることで、以前の環境を復元できます。
これにより、個別にトレイを再設定する手間が省けます。
最初に覚えておきたいDocuWorks トレイ 2の基本設定
DocuWorksトレイ2を効果的に活用するためには、基本的な設定を理解しておくことが重要です。
ここでは、新しいトレイの作成方法、書類が届いたことを知らせる通知機能、そして見た目を分かりやすくするためのカスタマイズ手順について説明します。
新しいトレイを作成する具体的な手順
新しいトレイを作成するには、デスクトップの通知領域にあるトレイ管理アイコンを右クリックし、「新しいトレイの作成」を選択します。
ウィザードが起動したら、監視対象とするフォルダーを指定します。
このフォルダーがトレイの実体となり、フォルダー内のファイル数がトレイに表示されます。
トレイの名前や説明を入力し、設定を完了させればデスクトップに新しいトレイが追加されます。
作成できるトレイの数に上限はありません。
書類の受け取りを知らせる通知機能の設定方法
書類がトレイに届いた際に通知を受け取る設定は、業務の見落としを防ぐために有効です。
トレイのプロパティ画面を開き、「通知」タブを選択します。
ここで、「文書がトレイに入ったとき」の項目で、ポップアップメッセージの表示や通知音を鳴らす設定が可能です。
特定の文書属性を持つファイルが届いたときだけ通知を出すといった、より詳細な設定も行えます。
これにより、重要な書類の到着を即座に把握できます。
トレイの表示名や色をカスタマイズする手順
トレイの表示は、用途や重要度に応じて視覚的に区別できるようカスタマイズが可能です。トレイのカスタマイズ方法は、お使いのシステムやアプリケーションによって異なります。一般的な設定方法としては、設定したいトレイを右クリックし、表示されるメニューから関連する設定項目を選択することで、表示名の変更や色の設定が行える場合があります。不要になったトレイは、右クリックメニューから「トレイの削除」などを選択することで、デスクトップ上から非表示にできます。
【業務効率化】DocuWorks トレイ 2の便利な活用術
DocuWorksトレイ2は、単にファイルを受け渡すだけでなく、他のツールと連携させることで業務を大幅に効率化できます。
ここでは、複合機や共有フォルダー、クラウドサービスと組み合わせた具体的な活用方法を紹介します。
複合機と連携して受信したFAXを自動でトレイに入れる設定
富士フイルムビジネスイノベーション製の複合機が持つ親展ボックス機能と連携させることで、受信したFAXやスキャンした文書を自動でDocuWorks文書に変換し、指定のトレイに入れることができます。
まず、トレイのオプションから「複合機との連携設定」を開き、使用する複合機のIPアドレスなどを設定します。
この設定により、紙で出力することなくペーパーレスで受信文書を確認・回覧でき、仕分けの手間も削減されます。
共有フォルダーを監視してチーム内で書類を回覧する方法
共有フォルダーを情報共有の場として活用することで、チーム内での電子的な書類共有が容易になります。各メンバーが同じ共有フォルダーにアクセスできるよう設定することで、ファイルを一元的に管理できます。
これにより、メールにファイルを添付して送る方法と比較して、ファイル共有の手間を削減できます。
Working Folderと連携して外出先からでも書類を確認する設定
富士フイルムのクラウドストレージサービス「WorkingFolder」と連携するトレイの設定を行うと、オフィス外からでも書類の確認や受け渡しが可能になります。
WorkingFolder上の特定のフォルダーを監視するトレイを作成することで、スマートフォンやタブレットからアップロードされたファイルがオフィスのPCのトレイに自動で届きます。
これにより、場所にとらわれない柔軟なワークフローを実現できます。
【症状別】DocuWorks トレイ 2のトラブル解決策
DocuWorksトレイ2の使用中に発生しやすいトラブルについて、症状別の原因と具体的な解決策を解説します。
ライセンス認証の問題から動作の不具合まで、困ったときに確認すべきポイントをまとめました。
ライセンス認証ができない・シリアル番号を求められる場合の対処法
ライセンス認証ができない、または突然シリアル番号の入力を求められる場合、古いバージョンのDocuWorksトレイ2を使用している可能性があります。
2023年2月以降、旧ライセンス認証サーバーが停止したため、バージョン2.1.1以前の製品では認証が通りません。
この問題を解決するには、公式サイトから最新版のアップデータをダウンロードし、製品をアップデートする必要があります。
アップデート後に再度ライセンス認証を実行してください。
トレイのアイコンが反応しない・フリーズするときの解決策
トレイのアイコンをクリックしても反応しない、または動作が停止（フリーズ）してしまった場合は、まずPCの再起動を試してください。
再起動で改善しない場合は、タスクマネージャーを開き、「DocuWorksTray」に関連するプロセスを強制的に終了させた後、再度アプリケーションを起動することで解決することがあります。
また、常駐している他のソフトウェアとの競合が原因の可能性も考えられます。
アップデート後にトレイが起動しなくなった場合の原因と対策
アップデート適用後にトレイが起動しなくなった場合、アップデート処理が正常に完了しなかったか、Windows10などのOSとの互換性に問題が生じた可能性があります。
対策として、一度DocuWorksトレイ2をアンインストールし、PCを再起動してから最新版のインストーラーを用いて再インストールを試みてください。
これにより、プログラムファイルが正常な状態に修復され、起動する可能性があります。
「Working Folderに接続できません」とエラーが表示されるときの確認事項
「WorkingFolderに接続できません」というエラーが表示される場合、いくつかの原因が考えられます。
まずは、PCがインターネットに正常に接続されているかを確認してください。
次に、WorkingFolderのIDやパスワードが正しく設定されているか、トレイのプロパティから再確認します。
また、企業のセキュリティポリシーやファイアウォールの設定が接続を妨げている可能性もあるため、ネットワーク管理者への確認も有効です。
docuworks トレイ 2に関するよくある質問
ここでは、DocuWorksトレイ2に関して、多くのユーザーから寄せられる代表的な質問とその回答をまとめました。
DocuWorks本体がなくてもトレイ2単体で使えますか？
いいえ、使えません。
DocuWorksトレイ2は、DocuWorks本体のオプションソフトウェアという位置づけです。
そのため、利用するには別途DocuWorks本体（バージョン9.1など）がインストールされ、有効なライセンスがあることが前提となります。
アップデートは必ず行う必要がありますか？
はい、アップデートを強く推奨します。
新しいバージョンには、新機能の追加だけでなく、セキュリティ脆弱性の修正や動作の安定性を向上させるための重要な変更が含まれています。
特にライセンス認証方式の変更など、古いバージョンでは利用に支障が出る場合があるためです。
DocuWorks トレイ 2の利用に料金はかかりますか？
DocuWorksトレイ2は、DocuWorks本体のライセンスとは別に、DocuWorksトレイのライセンス商品を購入することで利用できます。公式サイトからダウンロードしたDocuWorksトレイ2の体験版を製品版として使用するには、別途ライセンスの購入が必要です。
まとめ
DocuWorks製品のご購入は、正規代理店のDWSHOPをご利用いただけます。
公式サイトにて、各種ライセンスやパッケージ版などの製品ラインナップを公開しております。
導入に伴うお見積りや手続きの詳細については、ぜひサイト内のご案内ページをご覧ください。
