ペーパーレス化を進める中で、多くの企業が文書管理ツールの導入を検討しています。
その選択肢の一つが、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュワークス（DocuWorks）です。
本記事では、DocuWorksの導入を検討している担当者に向けて、具体的なメリット・デメリット、PDFとの違い、導入に適した企業の特徴などを詳しく解説します。
DocuWorksとは？紙と電子文書を一元管理する「電子の机」
DocuWorksは、PCの画面上に再現された「電子の机」の上で、紙の書類と同じような感覚で電子文書を扱えるソフトウェアです。
WordやExcel、PDF、画像ファイルなど、形式の異なるさまざまな電子文書や、スキャンした紙の文書をまとめて管理できます。
単なるファイル管理ツールではなく、文書の作成から活用、保管までを一貫してサポートし、業務の効率化を実現します。
DocuWorksの基本構成｜DeskとViewerの2つの機能で操作する
DocuWorksは、主に2つのソフトウェアで構成されています。
一つは、机の上に書類を並べるように文書を一覧表示し、整理・保管する「Desk」。
もう一つは、個々の文書を開いて閲覧したり、文字やマーカーを書き込んだりする「Viewer」です。
この2つの機能を使い分けることで、実際のオフィスで行っている書類の確認や整理、回覧といった作業をPC上でスムーズに再現できる利点があります。
PDFとの根本的な違いは「文書の扱い方」にあり
PDFは「完成した文書を誰でも同じように閲覧できる」ことを目的としたファイル形式です。
一方、DocuWorksは「複数の文書をまとめて扱う」ことに長けています。
例えば、Wordの報告書とExcelのグラフ、PDFの参考資料を一つのファイルとして束ね、ページの順番を簡単に入れ替えるといった作業が得意です。
多くの企業の導入事例では、紙の書類を扱うような柔軟性が評価されています。
DocuWorksを導入する5つのメリット
DocuWorksの導入は、業務効率の向上やペーパーレス化の推進に大きく貢献します。
近年では買い切り版だけでなくサブスクリプション形式も提供されており、導入費用を抑えながら利用を開始できます。
ここでは、DocuWorksが持つ具体的な5つのメリットを解説します。
メリット1：紙のように直感的に扱える操作性
DocuWorksの最大の特長は、紙の書類を扱うような直感的で分かりやすい操作性です。
PCの操作に慣れていない人でも、現実の机で作業する感覚で文書を扱えるため、導入時の教育コストを抑え、社内に浸透しやすいというメリットがあります。
ペーパーレス化への移行に抵抗がある従業員が多い場合でも、スムーズな導入が期待できます。
複数のファイルを「束ねる・ばらす」作業が簡単
会議の資料を作成する際、Wordの議事録、Excelの集計表、PowerPointの投影資料など、異なるアプリケーションで作ったファイルを一つにまとめる作業は手間がかかります。
DocuWorksを使えば、これらのファイルをドラッグ＆ドロップ操作だけで簡単に一つのDocuWorks文書として「束ねる」ことが可能です。
逆に、束ねた文書から必要なページだけを抜き出して「ばらす」作業も手軽に行えます。
付箋やマーカーで手書き感覚の追記・修正が可能
紙の書類にメモを書き込んだり、マーカーで印をつけたりする作業を、DocuWorksは電子上で再現します。
文書の気になる部分に付箋を貼ってコメントを残したり、重要な箇所にマーカーを引いたり、手書きで文字を書き加えたりすることが可能です。
また、電子印鑑（スタンプ）機能を使えば、稟議書などの申請・承認フローも電子化できます。
メリット2：WordやPDFなど異なる形式の書類を一元管理できる
通常、ファイルを開くには対応するアプリケーションが必要ですが、DocuWorksDesk上では、Word、Excel、PDFといった異なる形式のファイルもサムネイルで一覧表示できます。
ファイルを開かずに中身を確認できるため、目的の書類を素早く見つけ出せます。
さまざまな形式の文書を一つのプラットフォームで統合的に管理することで、情報検索の手間を大幅に削減します。
メリット3：OCR機能でスキャンした文書も全文検索の対象に
DocuWorksにはOCR（光学的文字認識）機能が搭載されており、複合機でスキャンした紙の文書や画像ファイルから文字情報を自動で抽出できます。
OCR処理を施した文書は、ファイル名だけでなく文書内に含まれるキーワードでの全文検索が可能になります。
これにより、過去の契約書や会議資料など、膨大な量の保管書類の中からでも必要な情報を迅速に探し出せます。
メリット4：富士フイルム製複合機との連携で業務がスムーズに
DocuWorksは、開発元である富士フイルム製の複合機と高い親和性を持ちます。
複合機でスキャンした紙の文書を、PCを介さずに直接DocuWorks上の指定フォルダに保存したり、受信したFAXを紙で出力することなくDocuWorks文書として受け取ったりできます。
これにより、スキャンやFAX業務の効率化とペーパーレス化を同時に推進することが可能です。
メリット5：「トレイ機能」で社内の書類受け渡しを電子化
オプションの「DocuWorksトレイ」を導入すると、オフィスで使われる書類トレイをPC上で再現できます。
作成した文書を相手の電子トレイにドラッグ＆ドロップするだけで、安全かつ確実に書類を届けられます。
書類の受け渡し状況や相手の開封確認も可能なため、申請書や報告書の回覧、経費精算といった社内業務の進捗管理が容易になります。
導入前に知っておきたいDocuWorksの2つのデメリット
DocuWorksは多くのメリットを持つ一方で、導入前に理解しておくべき留意点も存在します。
特に、自社の運用方法と照らし合わせて慎重に検討する必要があります。
デメリット1：独自ファイル形式（.xdw）のため相手もソフトが必要
DocuWorksの標準ファイル形式は「.xdw」という独自形式です。DocuWorks文書はPDF形式への変換機能が提供されているため、DocuWorksがインストールされていない環境でもPDFとして閲覧・編集することが可能です。しかし、社外の取引先など不特定多数とのやり取りが多い場合、ファイル形式の互換性に関する配慮が業務上の課題となる可能性があります。
PDFへの変換は可能だが一手間かかる
社外の相手にファイルを送る際は、DocuWorksからPDF形式へ変換する機能を利用するのが一般的です。
変換操作自体は難しくありませんが、ファイルを送るたびに変換作業が発生するため、業務フローによってはこの一手間が負担になることも考えられます。
頻繁に社外とのファイル交換を行う場合は、この作業コストを考慮に入れる必要があります。
デメリット2：他社製のシステムやクラウドサービスとの連携性が低い
DocuWorksは富士フイルム製品との連携に強みを持っています。一部の他社製文書管理システムや、Box、Google Drive、OneDrive for Businessといった汎用的なクラウドストレージサービスとも連携が可能です。しかし、既に全社的に導入しているシステムがある場合、DocuWorksとのデータ連携がスムーズに進まないケースも想定されるため、事前の確認が不可欠です。
メリット・デメリットから考えるDocuWorks導入がおすすめな企業
DocuWorksの特性を理解した上で、導入によって大きな効果が期待できるのはどのような企業でしょうか。
ここでは、3つの企業タイプを挙げて解説します。
紙文化が根強く、段階的にペーパーレス化を進めたい企業
全社一斉の急進的なペーパーレス化が難しい、あるいはPC操作に不慣れな従業員が多い企業にとって、DocuWorksは有効な選択肢です。
紙の書類を扱う感覚で操作できるため、従業員の抵抗感を和らげながら、現状の業務フローを大きく変えることなく段階的に電子化を進めることができます。
富士フイルム製の複合機をメインで利用している企業
すでに富士フイルム（旧富士ゼロックス）製の複合機を導入している企業は、DocuWorksのメリットを最大限に活かせます。
スキャン文書の直接保存やペーパーレスFAX機能などを活用することで、複合機と連携したスムーズな文書管理ワークフローを構築でき、導入効果を早期に実感しやすいでしょう。
社内での書類のやり取りが多い企業
業務が主に社内で完結しており、外部とのファイル共有が少ない企業にもDocuWorksは適しています。
独自ファイル形式のデメリットが問題になりにくく、むしろ稟議書や報告書の回覧、各種申請業務といった社内コミュニケーションの効率化に大きく貢献します。
「トレイ機能」などを活用すれば、部署間の書類の受け渡しを大幅にスムーズにできます。
DocuWorksに関するよくある質問
ここでは、DocuWorksの導入を検討する際によく寄せられる質問とその回答をまとめました。
DocuWorksで作成したファイルは、相手にどうやって送ればいいですか？
PDF形式に変換して送るのが最も一般的です。
相手がDocuWorksを持っている場合はxdw形式のまま送付できますが、持っていない場合はPDFに変換するか、無料の閲覧ソフト「DocuWorks Viewer Light」の利用を案内します。
確実性を重視するならPDF変換が推奨されます。
無料で使える体験版はありますか？
はい、60日間すべての機能を無料で試せる体験版が公式サイトで提供されています。
導入後に自社の業務フローに合わないといった事態を避けるため、まずは体験版で操作性や必要な機能が備わっているかを十分に検証することをおすすめします。
DocuWorksの価格やライセンス体系を教えてください。
買い切り型のパッケージライセンスと、月額・年額で利用するサブスクリプションライセンスがあります。
価格は購入するライセンス数や契約形態により変動します。
パッケージ版の参考価格は1ライセンスあたり17,380円（税込）です。
詳細は公式サイトや販売代理店への確認が必要です。
まとめ
DocuWorksは、紙の直感的な操作性と電子文書の効率性を両立させたユニークな文書管理ソフトウェアです。
異なる形式のファイルを一元管理できる点や、富士フイルム製複合機とのスムーズな連携といったメリットがある一方、独自ファイル形式による社外との共有のしにくさや、他社システムとの連携性の低さといったデメリットも存在します。
自社の業務内容やIT環境、ペーパーレス化の目的を明確にし、これらの特性を理解した上で導入を判断することが重要です。
