建設業では日々、図面や仕様書、現場写真など膨大な書類が発生します。
これらの書類管理を効率化し、業務負担を軽減するツールとしてDocuWorksが注目されています。
この記事では、建設業に特化したDocuWorksの基本的な使い方から、業務をさらに効率化するための応用的な活用術までを解説します。
DocuWorksを使いこなすことで、ペーパーレス化を推進し、生産性の向上を目指しましょう。
DocuWorksとは？建設現場の膨大な紙業務をデジタル化する基本ツール
DocuWorksは、富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメント管理ソフトウェアです。
PC上に仮想的なデスクを作り、そこに様々な形式の電子ファイルを紙の書類と同じような感覚で並べたり、束ねたり、書き込んだりできます。
この直感的な操作性が特徴で、特別なITスキルがなくても導入しやすいツールです。
建設業におけるペーパーレス化の第一歩として、多くの企業で活用されているソフトウェアの説明をします。
建設業が抱える書類管理の課題を解決
建設業界では、CADデータ、Excelの仕様書、現場写真、PDFの申請書類など、案件ごとに多種多様なフォーマットの書類が大量に発生します。
これらの書類は案件の進行とともに増え続け、保管場所の確保や、後から必要な書類を探し出すのに多大な時間と労力がかかっていました。
また、現場と事務所間での図面のやり取りに時間がかかり、最新情報の共有が遅れるといった課題も少なくありません。
DocuWorksは、これらの書類をデジタルデータとして一元管理することで、保管スペースの削減、検索性の向上、情報共有の迅速化を実現します。
DocuWorksが持つ主な機能と導入のメリット
DocuWorksには、建設業の業務効率化に役立つ多彩な機能が搭載されています。
異なるアプリケーションで作成されたファイルをDocuWorks形式に一括変換し、案件ごとに束ねて管理できます。
文書内を文字検索できるOCR機能、図面に直接書き込みができるアノテーション機能、電子印鑑による承認プロセスの電子化などが主な機能です。
これらの機能を活用する利点として、書類を探す時間の短縮、修正指示の明確化による手戻りの防止、ペーパーレス化によるコスト削減、そして情報共有のスピードアップなどが挙げられます。
建設業のこんな悩みを解決！DocuWorksでできること
DocuWorksを導入することで、これまで紙ベースで行っていた多くの作業をデジタル上で完結できます。
図面や書類の整理、修正指示の伝達、竣工図書の作成といった、建設業特有の業務プロセスを大幅に効率化することが可能です。
紙の書類を扱う感覚で、デジタルドキュメントの閲覧、編集、管理が行えるため、PC操作に不慣れな人でもスムーズに移行できます。
膨大な図面や写真を案件ごとにまとめて一元管理
CADで作成した図面、Wordの議事録、Excelの工程表、スマートフォンの写真など、形式がバラバラのデータもDocuWorksなら一つのファイルとして束ねることが可能です。
案件ごとに関連書類を一つのバインダーのようにまとめることで、管理が非常にしやすくなります。
後から必要な書類を探す際も、案件ファイルを開くだけで関連情報がすべて揃っているため、ファイルを探し回る手間がなくなります。
PC上で図面に直接指示を書き込めるアノテーション機能
DocuWorksのアノテーション機能を使えば、PC上でDocuWorks文書に直接、マーカーを引いたり、テキストで指示を書き込んだり、付箋を貼ったりすることができます。
これにより、図面を印刷して手書きで赤入れを行い、再度スキャンして送付するといった手間が不要になります。
修正指示がデータとして正確に残るため、伝達ミスを防ぎ、現場と設計部門とのやり取りをスムーズにします。
OCR機能で過去の書類や図面を瞬時に検索
紙の書類をスキャンして電子化したDocuWorks文書は、OCR（光学的文字認識）処理をかけることで、文書内のテキスト情報を検索対象にできます。
これにより、ファイル名だけでなく、図面内に記載された型番や過去の議事録内のキーワードなど、文書の中身を手がかりに必要な情報を瞬時に探し出すことが可能です。
膨大な過去の資料の中から、目的の情報を素早く見つけ出せるため、業務効率が飛躍的に向上します。
複数のファイルを束ねて竣工図書を効率的に作成
工事完了後に提出が必要な竣工図書は、図面、仕様書、各種帳票、写真など、多数の書類を定められた順序でまとめる必要があり、非常に手間のかかる作業です。
DocuWorksを使えば、これらの書類データをドラッグ＆ドロップ操作で簡単に並べ替えたり、ページの追加・削除を行ったりできます。
製本前にデータ上で最終確認ができるため、手戻りが少なくなり、作成にかかる工数を大幅に削減できます。
【基本編】建設業でまず覚えたいDocuWorksの操作方法
ここでは、建設業の業務でDocuWorksを使い始めるにあたり、まず覚えておきたい基本的な操作方法を解説します。
CAD図面や各種書類のDocuWorks文書への変換、ファイルの整理に不可欠な「束ねる・ばらす」操作、図面への指示出しに使うアノテーション機能、そして関係者との情報共有に便利なPDF変換の4つの基本操作をマスターしましょう。
CAD図面やExcelの仕様書をDocuWorks文書に変換する方法
建設現場で扱う多様な形式のファイルをDocuWorks文書に変換する操作は、非常にシンプルです。DocuWorksを導入すると、PCに仮想プリンターとしての機能が自動で追加されます。
変換を行う際は、まずCADソフトやExcelなどのアプリケーションで対象のファイルを開きます。次に、通常の印刷手順と同様に印刷メニューを呼び出し、出力先のプリンターとして専用のドライバを選択して実行してください。
この操作だけで、元のデータ形式を問わず一律にDocuWorks形式のファイルへ変換されます。CAD図面のような大判データも、レイアウトを崩さずにデジタル化できるため、現場での図面管理や仕様書の整理が格段にスムーズになります。
複数の書類をドラッグ＆ドロップで束ねる・ばらす方法
DocuWorksDesk上では、複数のDocuWorks文書を簡単に一つにまとめることができます。
まとめたい文書をマウスで選択し、ツールバーにある「束ねる」アイコンをクリックするか、文書をドラッグして他の文書の上に重ねるだけで、一つのファイルになります。
逆に、束ねられた文書を元の個別の文書に戻したい場合は、対象のファイルを選択して「ばらす」アイコンをクリックするだけで簡単に分割が可能です。
付箋やマーカーで修正指示を分かりやすく加える方法
文書に注釈や指示を加えたい場合は、DocuWorksViewerでファイルを開きます。
画面上部のツールバーには、「付箋」「直線」「マーカー」「テキスト」など、様々なアノテーションツールが用意されています。
使用したいツールを選択し、文書上の書き込みたい箇所をクリックまたはドラッグするだけで、簡単に指示やコメントを追加できます。
色や線の太さも自由に変更できるため、内容に応じて分かりやすく表現することが可能です。
作成した書類をPDF形式に変換して関係者と共有する方法
DocuWorksで編集・作成した書類は、DocuWorksをインストールしていない関係者とも簡単に共有できます。
DocuWorksViewerで文書を開き、「イメージ変換」やプラグインを利用した「PDFに変換」機能を使えば、汎用性の高いPDF形式で出力が可能です。
この機能により、発注者や協力会社など、社外の関係者ともスムーズに書類のやり取りが行えます。
変換時にパスワードを設定してセキュリティを高めることもできます。
【応用編】業務をさらに効率化するDocuWorks活用術
基本的な操作に慣れたら、次は応用的な機能を活用して業務をさらに効率化しましょう。
契約業務のペーパーレス化、FAX業務の自動化、クラウドサービスとの連携など、DocuWorksのポテンシャルを最大限に引き出すことで、働き方改革や生産性の向上をさらに推進できます。
契約書や請求書の捺印・回覧を電子化してペーパーレスを実現
DocuWorksの電子印鑑機能を利用すれば、PC上で契約書や請求書、稟議書などへの捺印が可能です。
事前に印影を登録しておき、文書上の捺印したい箇所にドラッグ＆ドロップするだけで簡単に行えます。
これにより、書類を印刷して押印し、関係部署へ回覧するという一連のプロセスが不要になり、承認までの時間短縮とペーパーレス化によるコスト削減が実現します。
リモートワークでも承認業務を滞りなく進められます。
事務所のFAXを自動で取り込み外出先から確認・返信
複合機と連携させることで、事務所に届いたFAXを自動的にDocuWorks文書に変換し、指定されたPCやサーバーのフォルダに保存できます。
この仕組みを構築すれば、営業担当者や現場監督が外出先にいても、スマートフォンやタブレットからリアルタイムでFAX内容を確認可能です。
DocuWorks上で必要な情報を書き込んでそのまま返信することもできるため、受発注業務のスピードアップと機会損失の防止につながります。
クラウドサービスと連携して現場と事務所の情報共有をスムーズに
DocuWorksは、富士フイルムが提供する「WorkingFolder」をはじめ、様々なクラウドストレージサービスと連携できます。
DocuWorksで作成・編集した最新の図面や工程表をクラウド上に保存することで、現場のタブレットと事務所のPCで常に同じ情報を共有できます。
これにより、古い図面を使ってしまうといったミスを防ぎ、現場からの報告も写真付きでリアルタイムに行えるなど、情報共有の精度とスピードが格段に向上します。
建設業におけるDocuWorksの導入効果と活用事例
DocuWorksを導入することで、建設業の現場では具体的にどのような効果が生まれるのでしょうか。
ここでは、図面管理の効率化による残業時間の削減や、竣工図書作成の工数削減など、実際の活用事例を紹介します。
公式サイトでは導入事例に関する動画なども公開されており、より具体的なイメージを掴むことができます。
事例1：図面管理のデジタル化で残業時間を大幅に削減
ある建設会社では、従来、事務所に戻ってから大量の紙図面を探し出し、修正指示を加えて現場に届ける作業に多くの時間を費やしていました。
DocuWorks導入後は、サーバーに保管された図面データをキーワードで瞬時に検索し、PC上で直接指示を書き込み、クラウド経由で現場のタブレットに共有するフローを確立しました。
これにより、書類準備にかかる時間が大幅に短縮され、社員の残業時間を大幅に削減することに成功しました。
事例2：竣工図書作成の工数を半減させコア業務に集中
竣工図書の作成業務に課題を抱えていた企業では、膨大な書類の収集、印刷、並べ替え、製本といった作業に一ヶ月近くかかっていました。
DocuWorksを活用し、関連書類をすべてデータで集約し、ドラッグ＆ドロップで簡単にページの並べ替えや差し替えを行えるようにした結果、作成工数を半分以下に短縮できました。
煩雑な事務作業から解放され、本来注力すべき現場管理などのコア業務に集中できる環境が整いました。
事例3：ペーパーレスFAX化でテレワークでも受発注業務が可能に
FAXでの受発注業務が中心だった資材販売会社では、担当者が出社しないと業務が滞るという課題がありました。
複合機連携によるペーパーレスFAXを導入し、受信した注文書が自動でDocuWorks化され、クラウド上で確認できるようにしました。
これにより、担当者は自宅や外出先からでも注文内容を確認し、納期回答などを書き込んで返信できるようになり、テレワークの推進と事業継続性の向上を実現しました。
DocuWorksに関するよくある質問
ここでは、DocuWorksの導入を検討している方からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。
CADソフトとの連携、大判図面の取り扱い、モバイル端末での利用など、具体的な疑問にお答えします。
なお、購入前に機能を試したい方向けに、すべての機能が使える60日間の無料体験版も提供されています。
CADソフトから直接DocuWorks文書に変換できますか？
はい、可能です。
DocuWorksには「DocuWorks Printer」という仮想プリンタドライバが付属しています。
印刷機能を持つCADソフトであれば、印刷コマンドから出力先としてこのプリンタを選択するだけで、図面を直接DocuWorks文書として出力できます。
大判のA1やA2サイズの図面も扱えますか？
はい、問題なく扱えます。
DocuWorksはA0サイズを超えるような大判サイズのデータもそのまま取り込めます。
デジタルデータなので保管場所に困ることはなく、PC画面上で自由に拡大・縮小表示ができるため、細かい部分の確認も容易に行えます。
スマホやタブレットでも図面の確認や書き込みはできますか？
はい、専用アプリを利用すれば可能です。
無償の「DocuWorksViewerLight」アプリを使えば、スマートフォンやタブレットでDocuWorks文書を閲覧できます。
さらに、有償オプションやクラウドサービス「WorkingFolder」と連携することで、文書への簡単な書き込みや編集も行えるようになります。
まとめ
DocuWorksは、建設業が抱える図面や書類管理の課題を解決するための有効なツールです。
CADデータやOffice文書、写真など様々な形式のファイルを一元管理し、紙のような感覚で編集・活用できるため、業務効率を大幅に向上させます。
基本操作である文書変換、束ねる・ばらす、アノテーションから始め、電子捺印やクラウド連携といった応用機能を活用することで、ペーパーレス化を促進し、働き方改革の実現にも貢献します。
