DocuWorks ってなに？DWアカデミー

「DocuWorks」とは富士ゼロックス社の開発した文章管理アプリケーションで、ファックスやスキャンデータなどの紙文書や、パソコンで作成した文章データなどを一元化し編集することができるアプリケーションソフトウェアです。

誰もが抱える悩みもDocuWorksなら一発解決！

WordやExcel、PowerPointなどのオフィスアプリケーションを使って多くのドキュメントがパソコン上で作成されていますし、インターネットが一般的になったことで作成したドキュメントをメールで送受信する機会も増えています。

その一方で打ち合わせや会議の席で配布される資料などは従来通りの紙媒体の書面であり、どちらか片方だけで業務が成立するといったことはほぼありません。

別々のフォーマットで手元にある資料を一括で管理できたらどんなに良いかと誰もが感じているのではないのでしょうか。

スキャナを使ってパソコンに取り込んだ紙文書、wordやexcelといったオフィスアプリケーションで作成したデータ、それらすべての情報をフォーマットの違いを超え一括で管理できる文書管理アプリケーションがDocuWorksです。

DocuWorks最大の特徴はなんといっても「分かりやすいインターフェイス」。付箋を貼ったりマーキングするのも思いのまま、紙の種類を整理するのと同じイメージで操作が来ます。「電子化された紙」とも言うべき使い勝手の良さで、誰もが手軽に、戸惑うことなくファイルの整理・保管を行うことができます。

DocuWorksでは専用のファイル形式である「DocuWorks文書」を主に使用しますが、これ以外にもMicrosoft Officeで作成したファイル、PDFやテキスト、画像なども一括して管理することができます。

DocuWorksは「DocuWorks Desk」と「DocuWorks Viewer」という2つのアプリケーションで成り立っています。役割としては「DocuWorks Desk」ではファイルの管理を、「DocuWorks Viewer」ではファイルの内容を確認することができます。

DocuWorks Deskは、その名の通り「机」の役割を持ち、文書の分類や整理といった作業を行うことができます。DocuWorks Desk上では管理しているすべてのファイルを確認することができます。

一方、DocuWorks Viewerでは文書の詳細な内容を閲覧したり、文書に対して覚書を書き込んだり、重要な個所にマーキングをすることができます。

スキャナで書類をパソコンに取り込むと、普通の場合は写真やイラストなどと同じように画像データとして保存されるので、内容を確認することはできても記載されている文章を編集したり検索することはできずとても不便な状態になります。

しかしDocuWorksにはOCR（Optical Character Recognition）と呼ばれる文字を認識する機能があるので、スキャナなどで読み取った画像から文字を検出しテキストデータ化することができるのです。

デジタルドキュメントと印刷された紙文書を一括で管理できることがDocuWorksの最大の利点です。DocuWorksを有効活用し効率よく文書管理をしましょう。